Trước giờ đón khách
Kiểm tra lịch hẹn, các yêu cầu hỗ trợ và đầu mối phụ trách. Những lịch chưa xác nhận cần được đánh dấu rõ để đội ngũ tiếp nhận biết cách xử lý.
Khi bàn giao ca
Ghi từng việc còn chờ với trạng thái, người nhận và hạn xử lý. Chỉ đưa thông tin cần thiết vào bảng bàn giao và sử dụng hệ thống có phân quyền.
Cuối ngày
Đối chiếu lịch thực tế, khoản thu và các yêu cầu chưa hoàn tất với bộ phận phụ trách. Hẹn thời điểm kiểm tra lại thay vì để ghi chú không có người theo dõi.