Trước buổi hẹn
Xác nhận thời gian, địa điểm và những chuẩn bị đã được cơ sở hướng dẫn. Hỏi kênh liên hệ khách mong muốn và ghi nhận yêu cầu hỗ trợ đặc biệt nếu có.
Sau buổi hẹn
Liên hệ theo lịch chăm sóc của cơ sở, ghi nhận trải nghiệm và việc cần hỗ trợ tiếp. Với thắc mắc chuyên môn, chuyển đúng bộ phận và theo dõi đến khi khách nhận được phản hồi.
Khép kín vòng phản hồi
Mỗi phản ánh cần có trạng thái, người phụ trách và thời điểm cập nhật. Chỉ gửi thông tin phù hợp với nhu cầu và lựa chọn liên hệ của khách; xin phép trước khi sử dụng câu chuyện hoặc hình ảnh của họ.